Cómo llenar el W-4 paso a paso (2026)

Lo básico

• Lo llenas al empezar un trabajo. No necesitas uno nuevo cada año, solo cuando cambia tu situación.
• Si no entregas un W-4, tu empleador debe retener como si fueras soltero y sin ningún ajuste.
• Cuando entregas uno nuevo, el empleador debe aplicarlo a más tardar en el primer período de pago que termine 30 días después de recibirlo.
• Existe una versión en español, el Formulario W-4(SP). El IRS indica que la versión en inglés es la oficial.
• Completa los pasos 2 a 4 solo si te aplican; si no, ve directo al paso 5 y firma.

Paso 1: tus datos

Escribe tu nombre, dirección y número de Seguro Social, y marca tu estado civil esperado. En el W-4(SP) las opciones son "Soltero o Casado que presenta una declaración por separado", "Casado que presenta una declaración conjunta o Cónyuge sobreviviente que reúne los requisitos" y "Cabeza de familia". Marca cabeza de familia solo si no estás casado y pagas más de la mitad del costo de mantener un hogar para ti y una persona que califica.

Tu nombre debe coincidir con el de tu tarjeta de Seguro Social. Si no coincide, el formulario indica llamar a la Administración del Seguro Social al 800-772-1213 para que te acrediten bien tus ganancias.

Paso 2: varios trabajos o cónyuge que trabaja

Si tienes más de un trabajo a la vez, o estás casado, declaran en conjunto y los dos trabajan, elige una de estas tres opciones:

• Usar el Estimador de Retenciones del IRS (es la más precisa y la indicada si tienes ingresos por cuenta propia).
• Usar la hoja de trabajo para múltiples empleos de la página 3 y anotar el resultado en el paso 4(c).
• Marcar la casilla del paso 2(c) si son solo dos trabajos en total, y marcarla también en el W-4 del otro trabajo. Es precisa si los dos sueldos son parecidos; si son muy distintos, puede que te retengan más de lo necesario.

Llena los pasos 3 a 4(b) en un solo W-4, idealmente el del trabajo que paga más.

Paso 3: hijos y otros dependientes

Si tu ingreso total será de $200,000 o menos ($400,000 si declaran en conjunto), multiplica el número de hijos que califican menores de 17 años por $2,200 y el número de otros dependientes por $500. Suma las dos cantidades (y otros créditos, si tienes) y anota el total.

El formulario advierte que para algunos créditos y deducciones necesitas un número de Seguro Social válido para trabajar (tú o tu cónyuge, si declaran juntos). Si en tu declaración no vas a poder pedir el crédito por hijos, no lo pongas aquí: te retendrían de menos.

Paso 4: otros ajustes (opcional)

• 4(a) Otros ingresos que no vienen de un trabajo, como intereses, dividendos o jubilación.
• 4(b) Deducciones. La hoja de trabajo de la página 4 de 2026 incluye las deducciones nuevas: propinas (hasta $25,000), la parte extra de las horas extra (hasta $12,500, o $25,000 en conjunto), intereses de préstamo de auto (hasta $10,000), $6,000 por persona de 65 años o más, y donaciones en efectivo de hasta $1,000 ($2,000 en conjunto) si tomas la deducción estándar. Cada una tiene límite de ingresos (por ejemplo, la de mayores de 65 se reduce si tu ingreso pasa de $75,000, o $150,000 en conjunto), y la de intereses de auto es solo para vehículos nuevos armados en EE. UU. con un préstamo hecho después de 2024. También incluye deducciones detalladas y otros ajustes.
• 4(c) Retención adicional: una cantidad fija extra que quieres que te retengan en cada cheque.

Pon en 4(b) solo deducciones que de verdad vas a poder pedir: las de propinas, horas extra y mayores de 65 piden número de Seguro Social válido para trabajar y, si estás casado, declarar en conjunto.

Paso 5: firma

El formulario no es válido sin tu firma. Al firmar declaras, bajo pena de perjurio, que la información es verdadera.

Exento de retención

Puedes pedir que no te retengan impuesto federal solo si cumples las dos condiciones: no tuviste obligación de impuesto federal en 2025 y esperas no tenerla en 2026. En el W-4 de 2026 hay una casilla nueva para eso, debajo del paso 4(c); si la marcas, llenas solo los pasos 1(a), 1(b) y 5.

La exención dura un solo año: para seguir exento debes entregar un W-4 nuevo a más tardar el 16 de febrero de 2027. Ser estudiante no te hace exento automáticamente.

Cuándo entregar uno nuevo

Cuando cambie algo que afecte lo que pusiste: te casas o divorcias, tienes un hijo, consigues un segundo trabajo o tu cónyuge empieza a trabajar. Si el cambio reduce lo que puedes descontar en tu W-4, el IRS pide entregar uno nuevo dentro de 10 días. Para otros cambios puedes hacerlo cuando quieras.

El IRS recomienda revisar tu retención a principios de cada año con su Estimador de Retenciones. Ten a mano tus talones de pago más recientes (y los de tu cónyuge) y tu última declaración.

Multas, no residentes y tu estado

• Dar información en el W-4 sin una base razonable para que te retengan menos puede costar una multa de $500. Un error honesto no se multa.
• Si eres extranjero no residente para efectos de impuestos (no es lo mismo que tener ITIN; depende de las pruebas del IRS), sigue el Aviso 1392: marca soltero o casado por separado sin importar tu estado civil real, no puedes pedir exención, escribe "NRA" debajo del paso 4(c), en general no usas el paso 3 (salvo algunos residentes de Canadá, México, Corea del Sur o India) y no puedes usar el Estimador.
• El W-4 es solo para el impuesto federal. Muchos estados tienen su propio formulario de retención; pregúntale a tu empleador.